Projetos

Gerenciamento de Projetos

Dicas para Melhorar Sua Produtividade


Fonte:Gazeta do Povo – Empreender PME

Você sente que nunca tem horas suficientes no seu dia para fazer tudo o que você precisa? A boa notícia é que você não é o único com questões de produtividade. Não sei você, mas eu tenho um monte de pepinos para resolver. Eu costumava ter e-mails brotando igual mato na minha caixa de entrada, uma lista de tarefas quilométrica e aquelas ideias de negócios, uma delas que eu estive pensando em começar por fora há quatro anos, implorando pela minha atenção…

Ok, esse último eu ainda não consegui resolver, mas pelo menos eu melhorei na parte de controlar o monstro de duas cabeças dos e-mails e do gerenciamento de tarefas. E é assim que você também pode se tornar um ninja da produtividade:

Passo 1: mude a sua mentalidade

Esqueça a gestão do tempo e pense sobre o fluxo de trabalho (workflow) e gerenciamento de energia. Temos 100 mil bilhões de neurônios, mas só podemos manter sete coisas na nossa cabeça ao mesmo tempo. Isso significa que você precisa tirar coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema. No Unreasonable Institute usamos o Asana, mas eu também adoro o Smartsheet para a gestão de projetos; também já usamos o Trello e até mesmo o velho e bom sistema de papel e caneta (apesar de eu achar que os perco mais facilmente).

Escolha um sistema e fique com ele.

Passo 2: lembre-se de que checar o e-mail não é o seu trabalho

Pode ser tentador dar uma olhada no seu e-mail à procura de coisas mais fáceis ou interessantes para fazer, mas isso só suga o tempo que você deveria estar dedicando a outras prioridades. Além disso, geralmente isso produz muito pouco em termos de resultados concretos. Então trabalhe na implantação das seguintes estratégias de gestão de e-mail:

Desligue as notificações

Aquelas coisas que aparecem no canto da tela são mais viciantes que crack e tão distrativas quanto, para terminar de fazer as coisas.

Verifique se o seu e-mail 3 vezes ao dia

Limite o número de vezes que você checa a sua caixa de entrada, assim você vai ser mais eficiente na hora de responder aos e-mails. Eu verifico o meu às 9h, às 12h e às 16h todos os dias. Aqui está um desafio: tente reduzir isso a apenas uma vez por dia (isso ainda é ninja demais para mim, mas é aonde quero chegar!). E, a propósito, verificar seu e-mail constantemente é TOC (transtorno obsessivo compulsivo)!

Reduza sua caixa de entrada a zero todos os dias

O Email Game da Baydiné uma maneira divertida e rápida de fazer isso. Passe entre 15 e 30 minutos usando esse programa para garimpar os seus e-mails.

Avise as pessoas sobre os seus hábitos de e-mail

Por exemplo, adicione uma observação à sua assinatura dizendo: “Eu leio e-mails uma vez por dia. Se for urgente, me ligue!”

Só mande e-mails para quem realmente precisa vê-los

Isso significa reduzir o número de Cópias e Cópias Ocultas que você manda, afinal, da mesma forma, você não quer desperdiçar o tempo dos outros.

Use abreviaturas

Se você conseguir colocar toda a sua mensagem na linha de assunto, faça isso! E coloque EOM depois, o que significa end of message ou “fim da mensagem”. Se o e-mail só traz informações de que os destinatários precisam saber, coloque PSC no final do seu e-mail, geralmente no corpo. Isso significa “para seu conhecimento” e indica que a pessoa não precisa responder.

Leia newsletters uma vez por semana.

Crie uma pasta separada contendo todas as newsletters que você assina e não a abra até que você tenha tempo para se sentar e ler tudo.

Não use sua caixa de entrada como uma lista de afazeres

Quando você recebe um e-mail, tem as seguintes opções:

– Excluí-lo;

– Delegá-lo, ou seja, encaminhá-lo para outra pessoa para que ela lide com ele;

– Respondê-lo — se achar que isso levará menos de 2 minutos, faça-o imediatamente;

– Adiá-lo, isto é, colocá-lo na sua agenda para resolver mais tarde ou usar o ferramentas como o Boomerang para que o e-mail volte para a sua caixa de entrada mais tarde;

– Ou colocá-lo no seu sistema de gerenciamento de tarefas.

Passo 3: use estes truques

Use estes truques para resolver tudo de forma mais fácil:

Engula o sapo!

Isso significa fazer a coisa mais difícil primeiro. E também significa combinar o seu nível de energia com a demanda do trabalho. Eu sempre agendo minhas tarefas mais difíceis para os primeiros horários da manhã, pois é quando tenho energia suficiente para enfrentá-las, deixando as tarefas mais fáceis para a tarde.

Cronometre suas tarefas

Se a tarefa é difícil, você tem duas opções:

1. Ligue o cronômetro e trabalhe nela por um período específico de tempo;

2. Identifique uma tarefa e trabalhe nela por 10 minutos e faça uma pausa de 2 minutos; em seguida, fique em uma outra tarefa por 10 minutos e fala outra pausa de 2 minutos — faça isso por cinco vezes e você terá começado cinco grandes projetos. Ou você pode fazer isso com um único projeto.

Reduza seu tempo cinza

Seu tempo pode ser definido como branco, preto ou cinza. O branco se refere ao tempo passado com amigos e família, quando você está fazendo as atividades que não são relacionadas ao trabalho. O preto refere-se ao tempo passado trabalhando e resolvendo suas tarefas. E, por último, o cinza se refere ao tempo gasto entre os dois, o que deve ser evitado — trabalhar no seu laptop enquanto assiste à TV definitivamente é tempo cinza.

Sendo assim, escolha: você deve ou trabalhar ou assistir a TV — fazer os dois não é nem relaxante nem produtivo. Separe de forma clara o seu tempo e espaço entre vida profissional e a vida doméstica.

Configure os sistemas de comunicação

Isso é especialmente importante em um escritório aberto, porque é fácil ser interrompido ou interromper os outros. Para evitar que isso aconteça, definia limites sobre quando você está disponível e quando não está. Coloque os fones de ouvido ou invente uma maneira divertida de dizer “não perturbe” (por exemplo, usando um chapéu vermelho).

Trabalhe em etapas

Faça todos os seus calls, por exemplo, em conjunto, mesmo que estejam divididos entre projetos diferentes.

Agende uma “reunião para uma pessoa”

Reserve uma sala de reuniões para utilizar sozinho ou vá a um café e concentre-se no que você precisa fazer. Esse é seu tempo reservado para focar.

Organize as suas listas de tarefas pelo contexto delas

Por exemplo, suas listas podem ser divididas em: 1) Lista de calls; 2) lista de afazeres de casa; 3) lista de afazeres do trabalho; e 4) lista de e-mails para enviar.

Ligue o modo chefe

É tentador se sentir constantemente pressionado a “fazer”, mas, sendo da liderança, às vezes você precisa parar de fazer para pensar. Tire um tempo (eu faço isso no final do dia ou durante a manhã) para olhar para o dia ou a semana anterior, rever projetos e ações e quebrar os grandes projetos em tarefas gerenciáveis (por exemplo: se você está saindo de férias, pesquise online, verifique os preços, reserve e pague).

Saiba que você sempre vai ter mais para fazer do que você consegue

Você sempre terá mais demanda do que tempo, e você sempre vai querer colocar as mãos em tudo. Mas você não consegue fazer isso — ninguém consegue, mesmo que algumas pessoas pareçam poder. Por isso, trabalhe de forma eficiente, descanse bastante e tire um tempo para curtir. Já dizia James Howell: ““Trabalho sem diversão faz de Jack um bobalhão”.

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junho 1, 2015 Posted by | Dicas, GTD, Produtividade | Deixe um comentário

Taks Contexts Keep You Productive [Gettign Things Done]


2008-08-12_121815.jpgProductivity blogger Merlin Mann says he wasn’t nearly as ruffled by yesterday’s Gmail outage as many folks were because he organizes his tasks using GTD-style contexts. Any given project he is working on has next actions in a multitude of contexts, like “@phonecalls,” “@web,” and “@email.” Mann writes:

So if you forgot your phone, skip “@calls,” and move to anything else. Boss out to lunch? Skip “@Boss,” and move to anything else. Internet went down? Skip @web, and move to anything else. Gmail is down? Yes! You’ve already guessed it! Skip “@email” and move to anything else. Anything else. Anything. Else.

With tasks put in the right contexts (instead of piled up in your email inbox), you won’t be left flailing helplessly if utility workers accidentally sever your broadband link.

agosto 13, 2008 Posted by | Dicas, GTD | Deixe um comentário

Practicing Simplified GTD


fonte: lifehacker

Whenever I talk to someone who knows anything about Lifehacker, whether
it’s a reader or a journalist, this question is inevitable: “Do you
follow Getting Things Done?”
My answer is always a whole-hearted “Sorta.” I’ve read David Allen’s
productivity bible a few times, and The David is onto something with
his methodology. But as far as I’m concerned, full-on GTD is too
complicated and slippery for simple-minded civilians like myself.
That’s why I’ve whittled GTD down to its barest bones: picked away the
jargon, acronyms, and extras and installed one single habit into my
work life that’s made all the difference. In short, I can describe my
GTD system in eight words.

Make three lists. Revise them daily and weekly.

Those eight words are what I got out of three years of reading and writing about Getting Things Done.
In addition to my usual email inbox and calendar, which I used pre-GTD,
I added three lists to my work life, that I look at, edit and re-edit
every day and every week.

The Three Lists

These are my three lists:

  1. To-do list. The equivalent of David Allen’s “Next Actions”
    list, my to-do list is about 20 small, highly doable things I’m
    committed to doing in the near future (like the next month.) My to-do
    list is how I assign things to myself, so I’m really careful about what
    I put on it and how. Here’s more on the art of writing a doable to-do list.
  2. Projects list. Allen defines projects as undertakings that
    have several sub-actions associated with them. (Like, “Clean out the
    hall closet” is a project because it involves many sub-actions: “Sort
    books into library drive boxes.” “Empty unlabeled boxes.” Etc.) While
    Allen says most people have about 100 projects (!), I’ve got less than
    10 going on at one time. Perhaps I lack ambition. Maybe I’m
    commitment-phobic. But for me, a short projects list keeps me feeling
    light and nimble. A long project list, on the other hand, becomes a
    heavy laundry list of crap I need to do before I die, and when I look
    at it, I want to crawl in a hole and suck my thumb instead of live
    because I think things like “I’ll never get this done.” And that’s not
    the point.
  3. Someday/Maybe list. The name of this list is pretty
    self-explanatory. This is the stuff I haven’t committed to doing yet,
    and may never. Things like “Learn Italian” and “Build BSG fan web site”
    and “Run a marathon” go here. Here’s where I let my imagination go
    wild, and add every and any kind of possible goal and task I might want
    to complete someday. Someday/maybe is for dreaming big without
    committing.

Note: WHERE you keep these lists is up to you. I love text files and
my favorite text editors, so I just keep these in three .txt files. You
might use Remember the Milk or Outlook or Tada-Lists. It’s up to you:
just make sure the tool you use isn’t too distracting and that you
enjoy using it.

Once you’ve got your lists, they only serve you if you actually look at them.

Daily and Weekly Revisions

Each day I work from my to-do list, adding items and marking off
tasks that are complete at about the same rate, if things are going
well. This is the list that I look at and change the most. I keep my
to-do list pinned to my computer desktop,
so every day, when I sit at my computer, it’s staring me down, telling
me what to do next. If the things I need to work on aren’t on the list?
I put them on the list before I start, just to give myself the
satisfaction of checking stuff off as done for the day.

Once a week, on Friday afternoons, I open up my three lists and look
them over. Generally, this is the only time I open and revise the
projects and someday/maybe lists. It takes about 20 minutes to update,
prune, re-shuffle, and add to the lists. This weekly meeting with
myself is what Allen calls the Weekly Review. You can see more details about how I do my Weekly Review here.

Email as Inbox (and the Importance of Emptying It)

In Getting Things Done, Allen recommends setting up a
physical inbox: a paper tray where stuff you need to deal with gets
dropped. I’m to the point where 90% of my incoming “stuff” is email,
not pieces of paper. So my email inbox is my virtual paper tray. When
Allen talks about processing the items in your inbox, he’s referring to
emptying my email inbox. Using my three-folder “Trusted Trio” system outlined way back when,
I do empty my inbox about three times a workweek, if not every
afternoon. I won’t start my weekly review until my email inbox is empty.

Not everything comes to me via email, but since I know I’m emptying
my inbox on a regular basis, I funnel whatever incoming bits I can
there. For example, my GrandCentral voicemail
comes in via email. Any to-do that is due in the future, and I don’t
have to think about until then, goes on my Google Calendar with an
email reminder. When it’s due? I get an email saying “Hey, put this on
the to-do list.” If I’m out and about and have an idea, I send an email
to myself from my cell phone, and know that I’ll do something with it
next time I process the old inbox.

The times I do fall behind on processing my email inbox to empty,
the whole system falls to pieces because there’s “stuff” I haven’t
decided what to do with yet. Even though Allen barely talks about email
in his book, the reality is that anyone who gets tasks, projects, and
reminders via email, consistently processing incoming messages is an
essential part of working the system.

Dealing with Paper

The little paper that does come into my workday is usually via snail
mail, and it gets entered into my system as soon as possible. Reminder
postcard from the dentist? “Call Dr. M to schedule cleaning” goes on my
to-do list. Bank statement? “Balance accounts in Quicken” is a monthly
recurring calendar item that shoots off a reminder email to me on the
15th of each month.

Most of my work is digital, but I haven’t quite moved to an entirely paper-less existence. I still keep a filing cabinet, and even stow away things like receipts in little yellow envelopes.

This Way—or Any Way—Won’t Work for You All the Time

There’s no perfect productivity system. This is a fact one must
accept before taking on any new habits. Even when I stick to it like
glue, this method only works about 95% of the time. There are still
holes, and I’ll make small adjustments to patch them when I can. You
should do the same.

David Allen’s complete GTD methodology, as he writes it, is still an
elusive ideal for me. I regard it kind of like I do Buddhism: a big,
mysterious, and wondrous way of living and thinking that you really want
to get, because the people that have seem so bright and fulfilled. But
you keep falling on your ass no matter how many inboxes you set up or
mind dumps you do. The perfect is the enemy of the good, as the saying
goes, so instead of giving up on GTD completely, take the parts that
work for you and work them.

Are you working a modified version of GTD in your life? Tell us about it in the comments.

Gina Trapani, the editor of Lifehacker, is a simple person. Her weekly feature, Geek to Live, appears every Monday on Lifehacker (even though today’s Tuesday). Subscribe to the Geek to Live feed to get new installments in your newsreader.

abril 28, 2008 Posted by | Dicas, Dinheiro, Gerenciamento, GTD | | Deixe um comentário