Gerenciamento de Projetos

Practicing Simplified GTD

fonte: lifehacker

Whenever I talk to someone who knows anything about Lifehacker, whether
it’s a reader or a journalist, this question is inevitable: “Do you
follow Getting Things Done?”
My answer is always a whole-hearted “Sorta.” I’ve read David Allen’s
productivity bible a few times, and The David is onto something with
his methodology. But as far as I’m concerned, full-on GTD is too
complicated and slippery for simple-minded civilians like myself.
That’s why I’ve whittled GTD down to its barest bones: picked away the
jargon, acronyms, and extras and installed one single habit into my
work life that’s made all the difference. In short, I can describe my
GTD system in eight words.

Make three lists. Revise them daily and weekly.

Those eight words are what I got out of three years of reading and writing about Getting Things Done.
In addition to my usual email inbox and calendar, which I used pre-GTD,
I added three lists to my work life, that I look at, edit and re-edit
every day and every week.

The Three Lists

These are my three lists:

  1. To-do list. The equivalent of David Allen’s “Next Actions”
    list, my to-do list is about 20 small, highly doable things I’m
    committed to doing in the near future (like the next month.) My to-do
    list is how I assign things to myself, so I’m really careful about what
    I put on it and how. Here’s more on the art of writing a doable to-do list.
  2. Projects list. Allen defines projects as undertakings that
    have several sub-actions associated with them. (Like, “Clean out the
    hall closet” is a project because it involves many sub-actions: “Sort
    books into library drive boxes.” “Empty unlabeled boxes.” Etc.) While
    Allen says most people have about 100 projects (!), I’ve got less than
    10 going on at one time. Perhaps I lack ambition. Maybe I’m
    commitment-phobic. But for me, a short projects list keeps me feeling
    light and nimble. A long project list, on the other hand, becomes a
    heavy laundry list of crap I need to do before I die, and when I look
    at it, I want to crawl in a hole and suck my thumb instead of live
    because I think things like “I’ll never get this done.” And that’s not
    the point.
  3. Someday/Maybe list. The name of this list is pretty
    self-explanatory. This is the stuff I haven’t committed to doing yet,
    and may never. Things like “Learn Italian” and “Build BSG fan web site”
    and “Run a marathon” go here. Here’s where I let my imagination go
    wild, and add every and any kind of possible goal and task I might want
    to complete someday. Someday/maybe is for dreaming big without

Note: WHERE you keep these lists is up to you. I love text files and
my favorite text editors, so I just keep these in three .txt files. You
might use Remember the Milk or Outlook or Tada-Lists. It’s up to you:
just make sure the tool you use isn’t too distracting and that you
enjoy using it.

Once you’ve got your lists, they only serve you if you actually look at them.

Daily and Weekly Revisions

Each day I work from my to-do list, adding items and marking off
tasks that are complete at about the same rate, if things are going
well. This is the list that I look at and change the most. I keep my
to-do list pinned to my computer desktop,
so every day, when I sit at my computer, it’s staring me down, telling
me what to do next. If the things I need to work on aren’t on the list?
I put them on the list before I start, just to give myself the
satisfaction of checking stuff off as done for the day.

Once a week, on Friday afternoons, I open up my three lists and look
them over. Generally, this is the only time I open and revise the
projects and someday/maybe lists. It takes about 20 minutes to update,
prune, re-shuffle, and add to the lists. This weekly meeting with
myself is what Allen calls the Weekly Review. You can see more details about how I do my Weekly Review here.

Email as Inbox (and the Importance of Emptying It)

In Getting Things Done, Allen recommends setting up a
physical inbox: a paper tray where stuff you need to deal with gets
dropped. I’m to the point where 90% of my incoming “stuff” is email,
not pieces of paper. So my email inbox is my virtual paper tray. When
Allen talks about processing the items in your inbox, he’s referring to
emptying my email inbox. Using my three-folder “Trusted Trio” system outlined way back when,
I do empty my inbox about three times a workweek, if not every
afternoon. I won’t start my weekly review until my email inbox is empty.

Not everything comes to me via email, but since I know I’m emptying
my inbox on a regular basis, I funnel whatever incoming bits I can
there. For example, my GrandCentral voicemail
comes in via email. Any to-do that is due in the future, and I don’t
have to think about until then, goes on my Google Calendar with an
email reminder. When it’s due? I get an email saying “Hey, put this on
the to-do list.” If I’m out and about and have an idea, I send an email
to myself from my cell phone, and know that I’ll do something with it
next time I process the old inbox.

The times I do fall behind on processing my email inbox to empty,
the whole system falls to pieces because there’s “stuff” I haven’t
decided what to do with yet. Even though Allen barely talks about email
in his book, the reality is that anyone who gets tasks, projects, and
reminders via email, consistently processing incoming messages is an
essential part of working the system.

Dealing with Paper

The little paper that does come into my workday is usually via snail
mail, and it gets entered into my system as soon as possible. Reminder
postcard from the dentist? “Call Dr. M to schedule cleaning” goes on my
to-do list. Bank statement? “Balance accounts in Quicken” is a monthly
recurring calendar item that shoots off a reminder email to me on the
15th of each month.

Most of my work is digital, but I haven’t quite moved to an entirely paper-less existence. I still keep a filing cabinet, and even stow away things like receipts in little yellow envelopes.

This Way—or Any Way—Won’t Work for You All the Time

There’s no perfect productivity system. This is a fact one must
accept before taking on any new habits. Even when I stick to it like
glue, this method only works about 95% of the time. There are still
holes, and I’ll make small adjustments to patch them when I can. You
should do the same.

David Allen’s complete GTD methodology, as he writes it, is still an
elusive ideal for me. I regard it kind of like I do Buddhism: a big,
mysterious, and wondrous way of living and thinking that you really want
to get, because the people that have seem so bright and fulfilled. But
you keep falling on your ass no matter how many inboxes you set up or
mind dumps you do. The perfect is the enemy of the good, as the saying
goes, so instead of giving up on GTD completely, take the parts that
work for you and work them.

Are you working a modified version of GTD in your life? Tell us about it in the comments.

Gina Trapani, the editor of Lifehacker, is a simple person. Her weekly feature, Geek to Live, appears every Monday on Lifehacker (even though today’s Tuesday). Subscribe to the Geek to Live feed to get new installments in your newsreader.

abril 28, 2008 Posted by | Dicas, Dinheiro, Gerenciamento, GTD | | Deixe um comentário

Lições de Administração

Tugado do Uhull Blog

Lição nº 1 – Gestão do Conhecimento

Um homem está entrando no chuveiro enquanto sua mulher acaba de sair dele e está se enxugando. A campainha da porta toca. Depois de alguns segundos de discussão para ver quem ia atender a porta a mulher desiste se enrola na toalha e desce as escadas. Quando ela abre a porta, vê o vizinho Bob em pé na soleira. Antes que ela possa dizer qualquer coisa, Bob diz: “Eu lhe dou 800 dólares se você deixar cair esta toalha.” Depois de pensar por alguns segundos, a mulher deixa a toalha cair e fica nua. Bob então entrega a ela os 800 dólares prometidos e vai embora. Confusa, mas excitada com sua sorte, a mulher se enrola de novo na toalha e volta para o quarto. Quando ela entra no quarto, o marido grita do chuveiro “Quem era?” – “Era o Bob, o vizinho da casa ao lado.” – diz ela. “Ótimo! Ele lhe deu os 800 dólares que ele estava me devendo?”

Moral da história: Se você compartilha informações a tempo você pode prevenir exposições desnecessárias!!!

Lição nº 2 – Chefia e Liderança

Dois funcionários e o gerente de uma empresa saem para almoçar e na rua encontram uma antiga lâmpada a óleo. Eles esfregam a lâmpada e de dentro dela sai um gênio. O gênio diz: “Eu só posso conceder três desejos, então, concederei um a cada um de vocês”. “Eu primeiro, eu primeiro.” grita um dos funcionários. “Eu quero estar nas Bahamas dirigindo um barco, sem ter nenhuma preocupação na vida!” Puf! e ele se foi. O outro funcionário se apressa a fazer o seu pedido:” Eu quero estar no Havaí, com o amor da minha vida e um provimento interminável de pinas coladas!” Puf e ele se foi. “Agora você” diz o gênio para o gerente. “Eu quero aqueles dois de volta ao escritório logo depois do almoço.” – diz o gerente.

Moral da História: Deixe sempre o seu chefe falar primeiro.

Lição nº 3 – Zona de Conforto

Um corvo está sentado numa árvore o dia inteiro sem fazer nada. Um pequeno coelho vê o corvo e pergunta: “Eu posso sentar como você e não fazer nada o dia inteiro?” O corvo responde: “Claro, porque não?” O coelho senta no chão embaixo da árvore e relaxa. De repente uma raposa aparece e come o coelho.

Moral da História: Para ficar sentado sem fazer nada, você deve estar sentado bem no alto.

Lição nº 4 – Motivação

Na África todas as manhãs uma gazela acordava sabendo que ela deveria conseguir correr mais do que o leão se quisesse se manter viva. Todas as manhãs o leão acordava sabendo que deveria correr mais do que a gazela se não quisesse morrer de fome.

Moral da História: Não faz diferença se você é gazela ou leão, quando o sol nascer você deve começar a correr.

Lição nº 5 – Criatividade

Um fazendeiro resolve colher algumas frutas na sua propriedade, pega um balde vazio e segue rumo às árvores frutíferas. No caminho ao passar por uma lagoa, ouve vozes femininas que provavelmente invadiram suas terras. Ao se aproximar lentamente, observa várias garotas nuas se banhando na lagoa, quando elas percebem a sua presença, nadam até a parte mais profunda da lagoa e gritam: nós não vamos sair daqui enquanto você não deixar de nos espiar e for embora. O fazendeiro responde: eu não vim aqui para espiar vocês, eu só vim alimentar os jacarés !

Moral da História: A criatividade é o que faz a diferença na hora de atingirmos nossos objetivos.

abril 25, 2008 Posted by | Dicas, Gerenciamento, Humor | Deixe um comentário

Uma imagem vale por 1000 palavras

fonte: Uhull Blog

abril 25, 2008 Posted by | Humor | Deixe um comentário

Crie sua linha de tempo interativa automaticamente

Taí um serviço genial na Web. O Dipity permite que os usuários criem um timeline a partir de outros serviços, como o Picasa, Blogs, Flickr, Youtube, etc. As entradas são organizadas automaticamente, de maneira cronológica, e podem ser inseridas em qualquer aplicativo web. Criei a minha lá, com alguns blogs e o picasa, e funcionou bastante bem. Vale a pena dar uma olhada no serviço.

Uma boa idéias seria utilizar o serviço pra criar uma linha específica de acompanhamento para determinado projeto.

abril 22, 2008 Posted by | Uncategorized | Deixe um comentário

Como impressionar seu chefe em reuniões

abril 22, 2008 Posted by | Humor | Deixe um comentário

O Sistema do Estar Eletrônico (CellPark) avança em Curitiba

O projeto do Estar Eletrônico (CellPark) está a um passo de vir a ser aprovado em Curitiba. Com o aval da URBS e Prefeitura da cidade, depende apenas de alguns ajustes e definições para virar realidade nas ruas da Capital Paranaense.

O sistema, que foi apresentado à prefeitura em 2002 e desde 2004 está em testes pelas agentes nas ruas da cidade, virou projeto de lei no Município em 2007 e agora em 2008 vai a testes pela população. As avaliações deverão iniciar nos próximos meses.

O projeto é a consagração do esforço de empreendedor da Directnet e da Incubadora do ISAE-FGV/PR. A empresa desenvolveu a tecnologia, patentes e soluções tecnológicas enquanto o ISAE (Instituto Superior de Administração Empresarial) possibilitou a construção de um modelo de negócios viável e auto-sustentável para o Município, ao mesmo tempo que forneceu todas as ferramentas necessárias à viabilização de um amplo estudo de viabilidade técnica, economica e comercial para o CellPark. Apoio sem o qual – segundo o Diretor de Projetos Paulino R. e Silva – muito provavelmente não seria possível a conclusão do projeto.

Entrevista do CellPark (Estar Eletrônico), feita pelo Gladimir Nascimento e pela Denise Mello com o criador e responsável pelo sistema, Paulino R. e Silva, da Directnet. Esta entrevista se deu em razão do projeto de lei que regulamenta o sistema do Estacionamento Eletrônico, e do início dos testos para implantação do sistema na cidade de Curitiba.

abril 14, 2008 Posted by | Uncategorized | 2 Comentários