• Coletar
• Processar
• Organizar

A Coleta

Parece simples, mas é impressionante que os resultados começam a a aparecer logo na coleta. É importante observar alguns pontos: 

• Todos os seus emails e coisas a fazer devem estar centralizados num único ponto (ou seja, numa caixa de entrada);
• Tudo que você puder fazer em menos de 3 minutos, faça na hora.

Pegue um papel e uma caneta (ou lapis), e faça uma lista todos os projetos, tarefas e coisas a fazer (e as que gostaria de fazer). Não se preocupe com a ordem ou classificação; apenas descarregue tudo aquilo que está congestionando sua mente. Se quis aprender alemão, por exemplo, apenas coloque na lista.

O Processamento

Uma vez que esteja tudo coletado (e provavelmente você irá perceber um número bastante maior do que imaginava na lista), você
irá classificar os ítens. Observe que tudo aquilo que precisar de mais de uma etapa
para ser concluído deve ser considerado um projeto. A classificação é bastante rápida e pontual, como um arrastar e soltar; Por exemplo, caso exista um ítem “Aprender Alemão” em sua lista, ele irá virar um projeto (até pque ítens no gerûndio nunca se concretizam); A partir daí, você primeiro irá definir qual a primeira tarefa para dar continuidade ao projeto, que poderia ser, por exemplo “Contatar o centro de ensino de alemão e verificar preço do curso”. A proxima ação, ligar para o curso, deve estar definida dentro do contexto da tarefa: ex: @tocall Centro de Ensino de Alemão | tel.xxxxxx (caso vc tenha o telefone, ele deve ser colocado preferencialmente na tarefa).

A Organização

Trata de você montar compartimentos para sua estrutura de projetos e tarefas. No caso do “Curso de Alemão”,caso este não seja um projeto imediato, que você pretende fazer no próximo semestre ou quando tiver tempo, ele irá entrar no escopo @someday/maybe (ou outro que faça sentido pra vc), por exemplo.

O Resultado

Quando aplicado da maneira correta, os resultados são imediatos e realmente deixam a mente muito mais clara. No decorrer do dia, por exemplo, quando estou no telefone coloco meu sistema em @toCall, e todas as ligações a fazer são apresentadas. Se estou no trânsito, coloco o sistema em @Errands e tudo que tenho que fazer quando estou em trânsito é apresentado(com a descrissão da rota e número de coisas em que tenho que fazer em cada ponto (ex. Centro, Bacacheri, lavanderia, etc)) . O mesmo para coisas que só posso fazer no escritório @office, em casa @home ou no computador @computer.

As Ferramentas e os Truques

Existem inúmeras ferramentas, das qual descaco a RememberTheMilk. É um sistema organizacional, baseado em GTD, que pode ser acessado de qualquer computador, celular, email, SMS ou mesmo Twitter. Quando recebo um email de tarefa, simplesmente reenvio para o RTM (que é como coloquei o apelido de minha cx-postal no RTM) que a classificação é feita quase que automaticamente; e minha caixa postal fica limpa. Também criei um email adicional no Google, apenas para arquivos para referência ou leitura futura. Quando chegam, apenas reencaminho para “arquivo” (é claro que tenho filtros para classificar automaticamente as messagens nos devidos contextos).

Também existe um pluggin GTD para o Outlook, que vou postar neste artigo assim que o carregar para o servidor.

Conclusão

O GTD não é apenas um método organizacional, mas uma forma de definir objetivos e melhorar sua relação com seus projetos, prioridades e qualidade de vida. E no meu caso, arrisco dizer que realmente modificou muita coisa em meu futuro. Vale a pena gastar algum tempo para aprender o método e suas variantes (PigPog Method, por exemplo).

Thinking Rock - Outra excelente ferramenta GTD, gratuíta, disponível na Web

• Resumo Livro: GTD (via Duis Libebox )
  

  • 1) GTD: A arte de fazer acontecer
  • 2) O que é GTD
  • 3) Coletar
  • 4) Processar
  • 5) Organizar
  • 6) Revisar
  • 7) Executar

COMO AS FERRAMENTAS DO GOOGLE PODEM AJUDAR NO AUMENTO DA PRODUTIVIDADE DA SUA ORGANIZAÇÃO.

O CEPAM (Centro de Estudos e Pesquisa da Administração Municipal), por meio do projeto CIM (Célula de Inovação do Município), a SECTES (Secretaria de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior do Estado de Minas Gerais), através do projeto TEIA (Tecnologia, Empreendedorismo e Inovação Aplicados), e o Google Brasil vão realizar o primeiro Google Day em rede no País.

DATA E HORÁRIO

O Google Day em Rede vai ocorrer no dia 07/10, quarta-feira, das 13h30 às 18h00.

OBJETIVO

O objetivo do Google Day em Rede é mostrar como os gestores públicos e privados podem aplicar as ferramentas do Google no seu dia-a-dia, aumentando a produtividade individual e organizacional e beneficiando seus públicos.

PÚBLICO

O público em geral poderá participar do Google Day. Para isso, o encontro será transmitido em tempo real a partir de dois eventos presenciais, a Inovatec 2009, realizada em Minas Gerais, e o Google Gov, em São Paulo.

A transmissão do Google Day em rede poderá ser acompanhada por ambientes virtuais que orbitam em torno dos projetos CIM e TEIA. Vale destacar que a página central do encontro será a rede social do CIM (www.redecim.com.br), lançada há cerca de um mês.

PROGRAMAÇÃO

- A programação do Google Day começa às 14 horas com uma apresentação geral da equipe do Google sobre as ferramentas que podem ajudar no aumento da produtividade das empresas.

- Às 15 horas será realizada uma apresentação pela equipe do Google sobre o trabalho que tem sido feito com governos ao redor do mundo. A seguir, haverá uma apresentação das possibilidades da busca, do Youtube e do Orkut, introduzindo também o potencial da publicidade online. Para finalizar a primeira parte do encontro, a equipe do Google irá apresentar os usos de Maps, Docs e outros produtos Enterprise.

- Na segunda metade do encontro, será conduzida uma rodada de perguntas e respostas aberta a todos os públicos que participarem do Google Day, seja presencialmente ou remotamente por meio de ferramenta de “chat”.

MEDIADORES

- Pelo Google, participarão do evento o Francisco Gioielli, representante do Google Enterprise, Ivo Corrêa, Diretor de Políticas Públicas e Relações Governamentais do Google Brasil, Adriana Grineberg, que é Diretora de Negócios para a área de governo e José Nilo, que é Diretor de Negócios do Google Enterprise.

- Além dos profissionais do Google, contaremos com a participação de diversos representantes do poder público de Minas Gerais e de São Paulo.

- Haverá também a participação de blogueiros e de outras profissionais com forte atuação na internet.

COMO PARTICIPAR

O Google Day vem para reforçar o movimento permanente de inovação nas organizações públicas e privadas em que São Paulo e Minas Gerais são pioneiros. E como esse movimento é de interesse de cada indivíduo, todos estão convidados a participar presencialmente ou pela internet.

Para participar presencialmente em São Paulo, considerando que as vagas são limitadas, basta preencher o formulário disponível aqui. Já quem quiser participar em Minas Gerais, é só comparecer ao Expominas na data do encontro.

E para aqueles que quiserem participar pela internet, basta acessar esta página na data e horários informados acima, quando você poderá acompanhar e participar ao vivo do Google Day.

Até lá!

Veja aqui por onde você pode acompanhar o Google Day em Rede:

Rede CIM	http://www.redecim.com.br
Rede TEIA MG	http://www.teia.mg.gov.br
Rede Integra Minas	http://www.integraminas.mg.gov.br
Rede ALMIG	http://rededaalmig.ning.com/